Smartsheet è una potente app Web che reinventa il foglio di calcolo per offrirgli una vasta gamma di funzionalità aggiuntive che lo rendono incredibilmente flessibile.
In effetti, è un database impostato come un foglio di calcolo, quindi mentre hai le colonne e le righe di base per i valori dei dati, puoi aggiungere molti parametri diversi, aggiungere caselle a discesa, aggiungere simboli e persino inserire immagini.
Puoi anche visualizzare i dati in diversi modi, non da Gantt o dalla vista del calendario, e c’è una dashboard in cui puoi incorporare informazioni aggiuntive.
In effetti, mira a fare molto più di quanto possano fare i normali fogli di calcolo, con l’obiettivo di coprire le funzioni normalmente presenti nelle applicazioni di gestione del progetto.
(Credito immagine: Smartsheet)
Impostare
La registrazione avrebbe dovuto essere semplice, ma al momento della registrazione si è rifiutato di accettare il mio account Gmail. Dopo un paio di tentativi falliti ho inserito la mia e-mail aziendale, che ha poi avviato una nuova schermata di registrazione che includeva un’opzione per accedere con il mio account Google. Mancanza di pensiero unito – non è un buon inizio.
Una volta all’interno della dashboard di amministrazione c’è un tutorial video per introdurre funzionalità, ma scorre veloce in tutto ed è difficile prenderlo tutto dentro. Aspettati di dover mettere in pausa e riprodurre molto, perché con grande potenza arriva una curva di apprendimento altrettanto grande per assicurarti comprendere le funzionalità che è necessario utilizzare.
L’avvio di un foglio di calcolo di base è abbastanza semplice: sono disponibili diversi modelli in base a ciò su cui devi concentrarti maggiormente. Questi includono Griglia, Elenco attività o Progetto, che sono fondamentalmente tutti i formati di fogli di calcolo familiari tranne per il fatto che Progetto integra anche un calendario dopo le prime righe. Questi modelli sono dotati di intestazioni di base che è possibile conservare, modificare o aggiungere come richiesto.
Un altro modello, Cards, fornisce una serie di colonne che puoi facilmente trascinare e rilasciare informazioni. In questo modo potrebbe ricordare un po ‘di Trello, ma è ancora molto fogli di calcolo basati su celle, appena impostati per essere visualizzati in modo diverso.
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Gestione dei dati
Certo, non c’è niente di più intimidatorio di un foglio bianco. Tuttavia, mentre esiste l’opzione ovvia per iniziare da zero, è disponibile un’opzione di importazione. Ciò consente di mettere in gioco i dati di altri formati di fogli di calcolo da Microsoft Excel o Project, insieme a Fogli Google o Trello.
Ho provato questo importando il mio feed dell’elenco di lettura da GoodReads e ho scoperto che mentre i dati venivano importati correttamente, c’erano alcuni problemi di formattazione minori che venivano rapidamente risolti usando il comando sostituisci.
Uno dei grandi vantaggi di Smartsheet è la possibilità di aggiungere ulteriori informazioni al normale formato di foglio di calcolo, come l’inserimento di immagini o commenti. Se lo fai, apparirà una piccola icona nella relativa colonna, che è effettivamente un collegamento ipertestuale al file in questione.
Da un lato, l’uso delle icone è un modo utile per vedere che sono state aggiunte informazioni. Dall’altro, tuttavia, non puoi effettivamente vedere cosa è stato aggiunto senza navigare tra le celle. Un passaggio del mouse conferma semplicemente che è stato aggiunto qualcosa, ma sarebbe meglio se rivelasse effettivamente cosa c’è.
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Inoltre, non è disponibile un livestream per mostrare quali modifiche vengono apportate a un file che altri collaboratori possono facilmente vedere. Mentre Smartsheet dovrebbe evidenziare le modifiche a un file a beneficio di altri utenti al prossimo accesso, poiché sappiamo tutti che è facile accedere per avviare qualcosa, solo per essere richiamati per qualcosa di diverso e tornare e accedere ancora.
Anche a un singolo utente potrebbe piacere effettivamente avere un flusso di attività che mostra le attività eseguite, piuttosto che dover controllare singole celle in un foglio di calcolo per confermare ciò che hanno o non hanno completato.
Entrambi questi problemi sono in contrasto con l’efficienza dell’utente, che dovrebbe davvero essere un componente fondamentale in software come questo.
È anche importante notare che, sebbene sia possibile esportare dati da Smartsheet in Excel, PDF o Fogli Google, vengono esportati solo i dati del foglio di calcolo principale e che i dati aggiuntivi univoci di Smartsheet potrebbero andare persi.
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Facilità d’uso
Se conosci i tuoi fogli di calcolo, non dovrebbe essere troppo difficile trovare le basi dell’uso di Smartsheet. Ciò che richiede un po ‘di tempo per abituarsi sono tutte le campane e i fischietti aggiuntivi con cui non si ha familiarità e che potrebbero non sapere che ci sono.
Ci sono molti suggerimenti di aiuto attivati facendo clic su varie opzioni e c’è una libreria di apprendimento fornita per aiutare con la formazione degli utenti – con l’avvertenza che i video scorrano attraverso le funzionalità piuttosto che introdurle, quindi aspettati un sacco di dover mettere in pausa e riprodurre , che potrebbe non scendere troppo bene nella formazione di gruppo.
Mentre è necessario sottolineare che questo è un potente software che può fare molto di più di Excel, ha una sua logica che può anche essere frustrante.
Ad esempio, quando ho iniziato a immettere dati relativi al lavoro, ho scoperto rapidamente che le impostazioni predefinite escludono la domenica o le festività nazionali. Ciò significava che le attività iniziate un sabato che si sarebbero protratte per due giorni hanno mostrato di averne tre nella vista del calendario.
Sarebbe meglio se gli amministratori potessero aggiungere i propri condizionali come e quando devono, piuttosto che continuare a cambiare i valori predefiniti non richiesti.
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Altre stranezze includono che quando ho importato i miei dati GoodRead e impostato una vista del calendario, tutti i libri mostrati non dal loro titolo ma dal loro codice ID. Non sono riuscito a trovare nulla nei normali comandi dell’intestazione per correggere questo, quindi ho scoperto che in realtà c’è un’icona delle impostazioni in alto a destra – ma, hai indovinato, non c’era modo di impostare quale colonna visualizzare nella vista del calendario.
Alla fine ho capito come cambiarlo, ma invece di designare semplicemente la colonna del titolo del libro come colonna principale, ho dovuto creare una nuova colonna e copiare i dati dalla colonna principale in essa, quindi copiare i dati dalla colonna Titolo nella uno primario – durante la ridenominazione di tutte e tre le colonne perché non è possibile avere nomi duplicati. Ancora una volta è un altro esempio di come le configurazioni predefinite del software possano causare più problemi di quanti ne risolvano.
A parte questo aspetto negativo, i diversi formati di modello – e la possibilità di passare da uno all’altro – rende davvero semplice la gestione dei dati. Ad esempio, con le mie recensioni GoodReads importate, la vista del calendario ha reso subito chiaro che GoodReads aveva raggruppato un carico delle mie recensioni alla stessa data, il che era sbagliato.
Risolverlo è stato facile come trascinare e rilasciare i dati in nuove date, che ha aggiornato automaticamente le celle nel mio foglio di calcolo. Tuttavia, nessuna dashboard è stata resa disponibile con la mia importazione come previsto, il che significava che non c’era modo di configurare alcun report basato su di essa.
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Nonostante ciò, Smartsheet offre alcune funzionalità davvero straordinarie, tra cui spiccata la possibilità di utilizzare moduli per inviare dati. Questi moduli possono essere compilati da chiunque, ad esempio terze parti che non fanno parte del tuo team o che utilizzano Smartsheet. Quando viene inviato il modulo, le informazioni vengono automaticamente inserite in un foglio, ad esempio per un flusso di lavoro, un report di richieste o una tabella delle metriche. Questo può quindi essere gestito tramite un pannello di stato della gestione.
La dashboard stessa è normalmente personalizzabile, con la possibilità di incorporare ulteriori informazioni sottostanti, come immagini, video, moduli, ecc. Queste possono quindi essere condivise con le parti interessate nominate. E al centro del software c’è la capacità di gestire e tracciare i dati, ottenendo informazioni per le persone giuste al momento giusto.
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Applicazioni aziendali
Smartsheet evolve i fogli di calcolo in luoghi nuovi e interessanti e, se visti solo a tale riguardo, è un chiaro leader di mercato. Ma si vende anche come applicazione di gestione del progetto, tra le altre cose, ed è qui che le cose diventano un po ‘meno favorevoli. Altri strumenti di gestione dei progetti hanno un’interfaccia più intuitiva e probabilmente funzionalità più specializzate.
Tuttavia, ciò che Smartsheet ha è un modo chiaro e ordinato di presentare dati che saranno familiari a qualsiasi utente di fogli di calcolo. Eppure, anche in questo caso, è importante ricordare che, sebbene Smartsheet possa offrire più opzioni di Microsoft Excel e Project, offre funzionalità diverse e che può generare alcuni utenti. Le limitazioni includono il fatto che mentre è possibile creare più fogli, non è possibile creare cartelle di lavoro con fogli a schede.
(Credito immagine: Smartsheet)
Tornando ai vantaggi, ci sono funzionalità aggiuntive incentrate sull’automazione dei processi e sulla creazione di flussi di lavoro che lo avvicinano alla gestione del progetto. Ma ci vorrà un po ‘di formazione per portare il personale a un livello in cui possano usare opzioni intermedie e avanzate come queste.
A parte questo, è facile vedere come Smartsheet potrebbe essere venduto in sostituzione o – ancora meglio – un aggiornamento da Excel o da qualsiasi altro programma di fogli di calcolo. Questa è la vittoria facile.
La vendita più difficile è il prezzo di Smartsheet. Esistono due livelli principali, il primo è individuale al prezzo di $ 14 (£ 10,83) al mese, che consente ai collaboratori di visualizzare, modificare e gestire i fogli gratuitamente.
Il secondo livello si rivolge alle aziende con più di tre utenti con licenza e addebita $ 25 (£ 19) per utente al mese, ma solo se fatturati annualmente. Questo rende Smartsheet molto più costoso dei programmi di foglio di calcolo concorrenti, mettendolo al contempo più costoso del software di gestione del progetto.
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Verdetto finale
Smartsheet fa molto bene e potrebbe sostituire con sicurezza qualsiasi soluzione di foglio di calcolo esistente aggiungendo molto più valore in termini di quanto e cosa può fare. Ma mentre può fare molto per i dati, potrebbe non fare molto per gli utenti. Dalle stravaganti configurazioni e dall’interfaccia utente di base, Smartsheet presenta inefficienze inerenti al sistema, che invece di aumentare la produttività potrebbero finire per rallentarlo.
Inoltre, mentre esiste l’opzione per il lavoro collaborativo, sospetto che la maggior parte dei manager rimarrà costretta a coprire la maggior parte dei dati immessi, quindi il rischio è che inizialmente possa sembrare di aggiungere altro a un carico di lavoro. Tuttavia, ciò può essere compensato dal fatto che una singola soluzione viene utilizzata per trasportare tutti i dati e la supervisione della gestione, anziché utilizzare più pacchetti.
Anche i prezzi sembrano non competitivi, specialmente con alcune soluzioni intelligenti di gestione dei progetti, come Trello, Zoho Projects, Monday.com e Wrike. Smartsheet non può sempre competere con alcuni di questi, in particolare sull’esperienza dell’utente, ma ha un prezzo nella fascia più alta del mercato.
Tuttavia, per le aziende che apprezzano i loro dati e vogliono andare oltre il formato di foglio di calcolo di base e consentire ai loro dati di fare di più, Smartsheet offre una soluzione molto reale.
Nel complesso, Smartsheet farà probabilmente più appello all’utente aziendale, non solo per la sua familiarità iniziale, ma anche per il fatto che l’uso dei dati e i flussi di lavoro sono parte integrante delle operazioni. Gli utenti delle piccole imprese possono preferire un’alternativa che fa meno affidamento sulla logica del freddo e ha un’interfaccia utente più calda.
