Miglior software di gestione dei documenti
1. Templafy
2. M-Files
3. Docuware
4. Controllo documento MasterControl
5. XaitPorter
Continua a leggere per la nostra analisi dettagliata di ogni sistema
In questa era di Green IT e del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE, molte organizzazioni stanno diventando senza carta. Per aiutare, c’è una pletora di sistemi di gestione dei documenti (DMS) che non solo possono ridurre gli sprechi, ma anche semplificare i processi aziendali.
Spendere tempo e denaro per la stampa e la conservazione di documenti cartacei è sempre più considerato una cattiva idea. Non solo c’è il rischio che copie fisiche si perdano e si danneggino, ma sei anche responsabile di tenerle in archivio. E presto si accumuleranno nel tuo ufficio.
Implementando le cose in movimento in un sistema di gestione dei documenti (DMS) nelle operazioni, libererai tempo da dedicare ad altre aree vitali della tua azienda. Sei anche molto più sicuro sapendo che tutti i tuoi preziosi documenti e file sono archiviati e organizzati tramite software, invece di essere sparsi in un magazzino.
Questi sistemi sono in circolazione da alcuni anni, ma sono sempre più accessibili e avanzati. Ecco una selezione di sei delle migliori offerte attualmente disponibili tenendo conto del prezzo, delle caratteristiche, delle recensioni professionali e delle esperienze degli utenti.
- Abbiamo anche riunito il miglior software di videoconferenza
Templafy semplifica l’uso di più suite per ufficio per contenuti di marca, ma può essere costoso
1. Templafy
Una soluzione di gestione documentale all-in-one
piattaforme: Web, desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, editing, feedback, collaborazione | Cloud-based: Sì | integrazioni: MS Office | Prova gratuita: sì
Interfaccia facile da usareApp mobiliApprezzamento nascosto
Templafy è uno dei migliori strumenti di gestione dei documenti disponibili. Il sistema si propone di integrare quotidianamente suite per ufficio essenziali e soluzioni utilizzate dalle aziende.
Se c’è una cosa che può essere frustrante, è dover creare documenti di marca usando software diversi. Questo può diventare dispendioso in termini di tempo e frammentato, ma Templafy può aiutare. Con esso, è possibile creare una serie di file all’interno del sistema e gestirli da un singolo feed.
Il software è compatibile con una vasta gamma di dispositivi e utilizza il cloud per consentire l’accesso a tutti i tuoi documenti su computer, tablet e smartphone. Ci sono anche controlli automatici di conformità, e puoi anche dare un feedback ai dipendenti.
Il contatto è richiesto per un preventivo di prezzo e, non a caso, il costo esatto dipende dal numero di utenti, funzionalità e componenti aggiuntivi scelti.
- Iscriviti a Templafy qui
M-Files può gestire la maggior parte dei documenti ed evitare la duplicazione
2. M-Files
Documenta il software che rileva la duplicazione
piattaforme: Web, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, modifica, analisi della duplicazione | Cloud-based: Sì | integrazioni: MS Office, Salesforce CRM | Prova gratuita: 30 giorni
Pratiche integrazioniApp mobili Può essere troppo limitato
Per quanto riguarda la gestione dei documenti, M-Files mira a migliorare i flussi di lavoro interni ea garantire che le informazioni importanti siano sempre al sicuro. Tra i suoi clienti ci sono molte grandi aziende come Comcast e Yokohama.
C’è un singolo vault per una pletora di file, e puoi facilmente trovarli per cliente, progetto, data, stato o altri criteri. Il software mira a evitare la duplicazione: è abbastanza comune finire con due copie dello stesso report, o forse di più. M-Files ti avviserà se un documento è stato salvato due volte analizzando i nomi e i dati del progetto. Ottieni anche grandi integrazioni, inclusi Microsoft Office e Salesforce CRM.
È disponibile una versione di prova gratuita, ma i prezzi non sono stabiliti sul sito, quindi devi metterti in contatto per un preventivo.
- Iscriviti per M-Files qui
Docuware offre un approccio innovativo basato su cloud completamente scalabile
3. Docuware
L’organizzazione dei documenti passa al cloud
piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione documenti, archiviazione cloud, elaborazione fatture Cloud-based: Sì | integrazioni: Oltre 500 inclusi Outlook, Oracle e SharePoint | Prova gratuita: No
Copre l’intera gamma di attività dei documentiSviluppazione basata su cloud Supporto per dispositivi mobiliPrezzo dei prezzi nascosto
Docuware adotta un approccio basato sulla cloud alla gestione dei documenti. Integra lo storage cloud e l’automazione degli uffici per creare un ambiente di lavoro digitale. Questo approccio senza carta all’ampia gamma di compiti d’ufficio è un altro esempio della trasformazione digitale che sta guidando molti processi in questi giorni.
Docuware offre servizi per creare un “flusso di lavoro cloud” quando si tratta di documenti. Consente di acquistare servizi su piccola scala in base alle necessità e, successivamente, quando vengono creati scenari di casi d’uso e l’affidabilità è garantita, il servizio può essere ampliato per una distribuzione più ampia.
Vengono offerte anche app mobili che possono essere integrate in questo flusso di lavoro, facilitando il piacere di scansioni ricevute mentre si approvano le fatture per un pagamento rapido e la firma di moduli direttamente sul dispositivo.
Mentre Docuware offre una demo, non esiste una prova gratuita e il prezzo, che ovviamente dipende dai servizi scelti, è altrimenti nascosto e richiede al potenziale acquirente di mettersi in contatto per un preventivo personalizzato.
- Registrati per Docuware qui
MasterControl Document Control è considerato affidabile dagli organismi di regolamentazione di tutto il mondo
4. Controllo documento MasterControl
DMS incentrato sulla conformità
piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, collaborazione, editing | Cloud-based: Sì | integrazioni: No | Prova gratuita: No
Mobile ottimizzato. Supportato dai regolatori. Mancanza di integrazioni. Prezzi opachi
All’interno delle grandi organizzazioni, ci sono spesso processi e regolamenti messi in atto per garantire che i documenti siano conformi e seguano le linee guida aziendali. Ma quando hai un sacco di file, può essere difficile seguire tali regole.
MasterControl, che viene utilizzato da alcuni dei più grandi organismi di regolamentazione del mondo, è un software di controllo dei documenti che si rivolge a regolamenti e standard complessi in tutto il mondo. Ha lo scopo di ridurre i costi di conformità e aumentare l’efficienza interna.
Il sistema automatizza completamente il routing, la consegna, l’escalation e l’approvazione di documenti importanti. Dispone inoltre di un archivio centralizzato e sicuro in cui è possibile archiviare e cercare file aziendali.
Non vi è alcuna indicazione di una prova gratuita, e il prezzo richiede di contattare l’azienda per un preventivo.
- Iscriviti qui per MasterControl Document Control
XaitPorter offre flessibilità e collaborazione per i documenti in una varietà di formati
5. XaitPorter
Collaborazione cloud-based al suo meglio
piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, collaborazione, editing | Cloud-based: Sì | integrazioni: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Prova gratuita: Demo disponibile solo
Completamente cloud ottimizzato Funzionalità di collaborazione intelligentiLa gestione delle formePrezzo di pagamento
Se stai cercando una soluzione cloud per la creazione di documenti, allora dovresti assolutamente dare un’occhiata a XaitPorter.
La cosa grandiosa di questo sistema è che è estremamente flessibile. Sei in grado di collaborare e lavorare su documenti con colleghi contemporaneamente, e puoi facilmente condividere feedback l’uno con l’altro. Gestisce anche tutti gli aspetti del flusso di lavoro, quindi non devi preoccuparti di formattazione, numerazione e layout.
XaitPorter ha anche alcuni utili trucchi sul fronte delle integrazioni. Il software può funzionare con Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office e Dynamics, SharePoint, OpenText e Dropbox. Ed è attualmente utilizzato da circa 45.000 aziende in tutto il mondo.
Mentre è disponibile una demo, non esiste una prova gratuita, e il prezzo richiede di entrare in contatto per un preventivo.
- Iscriviti a XaitPorter qui
Dokmee offre DMS cloud, desktop e mobile, ma potresti trovarti meglio con un abbonamento multiutente
6. Dokmee
Software sicuro per la gestione di documenti aziendali
piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, archiviazione | Cloud-based: Sì | integrazioni: Solo con la versione Pro | Prova gratuita: 30 giorni
Funzioni di automazioneFocalizzazione sulla sicurezza I prodotti Beefier possono essere costosi
Dokmee pone l’efficienza e la sicurezza al primo posto, offrendo una serie di offerte per la gestione dei documenti tra cui scegliere. Il desktop entry-level di Dokmee è solo per un singolo utente ($ 249, £ 196), ma include la maggior parte delle funzioni di indice e di ricerca principali, oltre a funzioni di organizzazione e condivisione e gran parte delle funzionalità di modifica (salva il controllo della versione).
Se si desidera avvalersi di tutte le funzionalità, incluse le importanti funzionalità di sicurezza, è necessario passare a Dokmee Professional, che consente anche a più utenti – e una serie di integrazioni come i componenti aggiuntivi di Microsoft Office (per Word, Excel e Outlook).
Esiste anche una versione cloud ben fornita del DMS, sebbene sia necessario contattare il fornitore per i prezzi su questo e sul pacchetto Professional. Un ulteriore vantaggio è un’app mobile gratuita disponibile per dispositivi iOS e Android.
- Iscriviti a Dokmee Document Management qui
